PDKS Nedir? QR Kodlu Personel Devam Kontrol Sistemi Rehberi

PDKS, yani Personel Devam Kontrol Sistemi, çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kayıt altına alan ve bu kayıtlardan puantaj üreten sistemlerin genel adıdır. Bordro, fazla mesai ve yasal yükümlülükler bu kayıtlara dayandığı için PDKS çoğu işletmede muhasebenin ve İK'nın görünmez temelidir: kayıt yanlışsa bordro da yanlıştır.

Geleneksel PDKS yöntemleri ve maliyetleri

Türkiye'de en yaygın PDKS kurulumları kart okuyucu, parmak izi cihazı ve turnike üçlüsüne dayanır. Üçünün de ortak sorunu donanımdır: cihaz satın alınır, kapıya montaj gerekir, arızalanınca servis beklenir ve her yeni şube için aynı yatırım tekrarlanır. Kartlı sistemlerde kart kaybolur ve devredilebilir; parmak izi ise biyometrik veri sayıldığı için KVKK tarafında açık rıza ve özel nitelikli veri yükümlülükleri doğurur.

QR kodlu PDKS nasıl çalışır?

QR kodlu PDKS bu denklemi tersine çevirir: donanım kapıya asılan bir A5 kâğıdıdır. Çalışan telefonunun kamerasıyla kapıdaki QR kodu okutur, tarayıcıda açılan sayfa konum iznini ister ve sunucu iki şeyi birden doğrular: kodun o şubeye ait güncel kod olduğunu ve telefonun gerçekten şube konumunda bulunduğunu. İkisi de doğruysa giriş ya da çıkış kaydı oluşur; puantaj bu kayıtlardan otomatik hesaplanır.

• Donanım yok: kart okuyucu, parmak izi cihazı ve turnike gerekmez; kapıdaki baskı yeterlidir.
• Uygulama indirme yok: telefonun kendi kamerası ve tarayıcısı kullanılır, istenirse ana ekrana uygulama gibi eklenir (PWA).
• Biyometrik veri yok: kimlik, çalışanın kendi hesabından gelir; parmak izi ya da yüz verisi hiç toplanmaz.
• Konum doğrulaması sunucudadır: şube için 50–500 metre arasında bir yarıçap belirlenir, bu aralığın dışından yapılan okutma reddedilir.
• Kayıtlar silinmez: her düzeltme denetim iziyle saklanır, bordro tarafında kaydın geçmişi her zaman görülebilir.

KVKK tarafında ne değişiyor?

Konum verisi kişisel veridir ve QR kodlu PDKS'de de işlenir; fark, kapsamındadır. Doğru kurgulanmış bir sistemde konum yalnızca okutma anında, şubeye uzaklığı doğrulamak için işlenir; mesai boyunca takip yapılmaz. Çalışana ilk kullanımdan önce aydınlatma metni gösterilir, çalışan kendi kayıtlarını görüp indirebilir ve saklama süresi dolan kayıtların konum ile cihaz bilgileri anonimleştirilir. Parmak izine kıyasla en büyük kazanım, özel nitelikli veri kategorisine hiç girilmemesidir.

QR kodlu PDKS'ye nasıl geçilir?

Kurulum üç adımdan ibarettir: şubenin haritadan konumu işaretlenir, sistemin ürettiği QR baskısı kapıya asılır ve personel hesapları açılır. EasyWayQR'da bu üç adım tipik olarak 10 dakika sürer, ilk 10 personel için ücretsizdir ve kredi kartı istenmez. Mevcut kartlı ya da parmak izli sisteminizden geçişte eski verinizi taşımanız gerekmez; iki sistemi bir bordro dönemi boyunca paralel çalıştırıp sonuçları karşılaştırmak en güvenli geçiş yoludur.